如何開一場高效率的會議

allencth

圖片來源：Mike Peel

本文編譯自〈How to Have a Meeting That Isn't a Complete Waste of Time〉。

一場缺乏管理的會議可以浪費時間、體力與金錢，同時毫無生產力。但這是可以避免的。不管是您主持會議與否，您都可以照以下的建議這麼作，同時建議您的團隊，讓團隊合作更加順利。
會前

每場會議都會有 3 W──When（何時）、who（對象）與 why（為什麼）。開一場有效率的會議，需要先弄清楚這 3 W。
Why

為什麼要開會呢？把此問題弄清楚才不會發現會議最後什麼都沒達成。許多評論家也指出會議最初要先制定好議程。
Crew 創辦人 Mikael Cho 指出會議場合不應該是人們腦力激盪的地方，應該要求與會者事先思考，並帶着清楚的討論清單到來。同樣地，籌備會議者應該至少三天前寄送指定閱讀的文件給所有人，此外，文件儘量精簡確保所有人都能讀完。
Who

會議很常發生一種狀況：討論的項目完全與某個人無關，仍要求他參與開會，只因為讓所有同仁得到的資訊一致。這很浪費時間，其實只要郵寄會議紀錄給他們就可以解決。
Qwest 運營長 Teresa Taylor 在會議開始時詢問所有人三個問題（最好在發送會議通知時詢問）：

• 大家知道我們現在為什麼出現在這裏嗎？
  
• 我們是要決定什麼事嗎？
  
• 您是否有問題要在會議尾聲時問我？
  

若您是籌辦會議的負責人，您也要有心理準備回答這些問題，您的回答會反映出到底他們是否應該出席會議。撇除要使大家資訊一致的開會理由。
When

擁有開會的目的和對象之後，很重要的是找出一個大家都可以開會的時間。和眾多的人一同合作是困難的，但不是不可能。 會議規劃服務 When Is Good 分析從 34000 項事件而來的 100000 個回應後發現，星期二下午三點是大多數人最有空開會的時間。當然，您可以使用任何會議規畫軟件例如 TimeToMeet 來找出團隊最普遍有空的時間。
除了會議開始的時間，會議總長度也很重要。一般人通常會以 1 個半小時或 1 小時作為會議時間長度，但這沒有什麼邏輯。事實上，行銷顧問 Christ Brogan 指出，會議越簡短越好：

會議規畫以簡短為目標：我的前老闆 Dan Carney 告訴我會議以不要超過十分鐘為原則。作為一位專案管理人員，我老闆要求我在會議時間外與股東協調事情，而我也可以不需要耗費會議時間聽到他們的想法。這達成神奇的效果，有三個理由：

• 所有人知道會議很簡短，所以他們會準時到場。
  
• 所有人知道我有作功課，所以他們在沒問題之處點頭表示 ok，加快會議速度。
  
• 所有人儘可能在會議中更新有用的資訊，因為落後、延遲等等的負面情況在 10 分鐘的會議中特別明顯。
  

另外一個讓所有人都專注且會議保持簡短的撇步：在下班前開一場站立會議。

例如在下午 5 點鐘開會，當所有人已經累了且準備下班的時候，讓大家站着開會。這樣實施後，會議從不會超過 1 小時。大部分都只有 20~30 分鐘。每一個人都專注且有效率。

會中

當會議的事前準備完成之後，您所要作的就是專注在會議本身。
指派一個會議管理者（parent）

會議很容易在您意識到之前就偏離軌道了，而大家也已經耗費了時間與精力討論某件不在議程裏面的事情。生產力大師 Merlin Mann 指出，每場會議都需要指派一個會議管理者，確保討論沒有偏離方向。
會議管理者不需要是會議的主持人會籌辦者。通常，會議主持人或籌辦者是在會議中活躍討論的一份子，提出需要討論的問題。為避免會議主持人或籌辦者的責任太過繁重，因此挑選另外一個公正的夥伴來保持會議在對的軌道上，是很重要的。
確保每個人準時

Time Management Ninja 提出一個很好的技巧：針對出席時間制定違反的後果。

某間公司規定對最後一個到的人要寫會議紀錄。另外一個公司則是要求最後一個到的人要在會議結束之後清理會議室。在另一方面，給予早到的員工一些獎勵，例如小點心或者新專案的優先選擇權。

公正且具有責任感的會議管理者可以幫忙決定遲到的後果。

圖片來源：Lifehacker

確保每個人獲得一致的訊息

每個人一旦出席了，就可以詢問每個人對該主題的瞭解程度。會議報告者可以跳過大家都清楚的部分。要取得每個人的情況，卻又不致使他們尷尬，可以運用 Fast Company 推薦的「氣候象限」方法，每個人在匿名填寫：

使用白版或會議簿呈現 4 個象限：stormy（暗潮洶湧）、calm（平靜）、清晰（clear）與模糊（foggy）。在會議開始前，讓每個與會者在根據自身對主題的瞭解與與展望四個象限中打勾，在打勾的過程中其他人應先離開房間或者背對迴避，避免影響投票。如果大多數的勾都落在 stormy 或 foggy 的象限，您就需要增加會後的 Q&A 時間，甚或激勵士氣的談話。但如果勾大多落在平靜且清晰的象限，就大膽執行新的事業吧！

管理使用電子裝置的時間

許多人都會攜帶筆電或是平版電腦到會議現場，這些東西無一不是使人分心的干擾。唯一可以控制的便是規定在會議中電子設備使用的方式。
Manners Are Sexy 部落格主 Karen Cleveland 提出「會議至上原則」：強制規定要把裝置藏起來，並且桌面清空。但這樣並不能解決人們內心需要暫時將心思離開會議現場「神遊」的需求，例如查看手機的通知。為要避免上述情況，企業管理教授 Christine Pearson 指出，可以在會議中圖給予休息時間讓人們盡情使用他們的裝置，不過休息時間一結束就要強制把裝置藏起來。
避免在會議中使用像「我喜歡」的主觀字眼

根據《美國商業週刊》，Yahoo 執行長 Marissa Mayer 認為在會議中放大數據比個人選擇要重要太多，因為這樣一來就可以避免決策是出於偏心或是個人偏好的想法。

Marissa Mayer 不鼓勵在設計會議中使用「我喜歡」的字眼，例如「我很喜歡畫面看起來的樣子。」 相反地，她鼓勵像這樣評論「這個網站實驗顯示他的設計改善 10% 的程度。

做會議紀錄和筆記

確保會議場合備有便條與紙張，鼓勵人們做筆記。這兩件事不僅幫助人們釐清想法，還有助於人們會後的討論。
不過仍需要有一個專職做會議紀錄的人（唯一可以使用電子設備的人），以防有人遲到沒聽到前面的內容。會議紀錄盡量詳盡，幫助記錄討論實況與詳細的大綱，可以提供給不需要參與開會，但需要知道這些資訊的同仁。

圖片來源：matt buchanan

會後

團隊需要做什麼？

哈佛商學院資深講師Robert C. Pozen 表示有三個問題需要在每場會議結束後提出詢問：

• 我們的下一步是什麼？
  
• 誰負責這些事情？
  
• 時間表應該是怎麼樣呢？
  

若沒有做會議紀錄，那麼每一個與會者對這些問題的答案都需要被記錄下來，並傳遞給每個人。不僅僅確保每一個人得到的資訊是一致的，並且也以防有人不記得當時討論的細節。
您應該做什麼？

撇除團隊學習的部分，很重要的一點是您個人的學習。您可以定期回顧您的筆記，不過 Medium 作者 Robyn Scott 分享一個她從某個 CEO 學到的小技巧，在某場會議結束後花半分鐘的時間把會議最重要的結論寫下來，可以對您的一生帶來良好影響。

在每個課程、會議或任何重要的經驗後，花 30 秒──不多也不少──寫下最重要的重點。如果您總是做這件事情，甚至只做這件事情，不回頭作任何修改，您已經將事情掌握得良好。

 

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Derek_Me

挺好啊

我不是傻鴨

今天我這邊開啟帖子速度有點慢

盲搶鹽

好人一個

tissss

分享一切美好的事物是樓主的責任，回覆是每一位會員的義務

bobodragon2001

我這樣算沙發嗎？

runrunscooter

Thank you for your sharing，回覆囉

madbull_zxr750

這個貼不錯！！！！！看了之後就要回復貼子，呵呵

katchan0481

線上等線上等

lreneMOON

好奇心，我打開看看